تهیه شده توسط مهران قنبری

از روابط عمومي به عنوان هنر هشتم و دستآورد قرن بيستم ياد ميکنند که عليرغم اينکه نسبت به ساير علوم، علم جديدي است اما توانسته رده‌هاي عالي علمي و آزمون و خطا را به سرعت طي نموده و در سازمان‌ها و موسسات به عنوان وزنه‌اي قوي و انکار ناپذير جا باز کند و به جرئت مي‌توان گفت امروزه هيچ موسسه يا سازمان بزرگ جهاني را نمي‌توان يافت که روابط عمومي نداشته باشد.
در ايران نيز ده‌ها سال است که روابط عمومي با عناوين مختلفي در سازمان‌ها و ادارات عموماً دولتي وجود داشته و موسسات خصوصي کوچک و بزرگ نيز در 30 سال اخير به اهميت داشتن واحدي به‌نام روابط عمومي در سيستم خود پي برده‌اند.
در زمان حاضر در زمينه لزوم وجود روابط عمومي در سازمان‌ها هيچ کس به خود ترديدي راه نمي‌دهد، اما ابهام‌هاي اساسي هنوز رفع نشده و وجود دارد از جمله اينکه روابط عمومي چيست؟ براي چه به وجود مي‌آيد؟ وظايف و حدود اختيار کارگزار و مدير روابط عمومي در چه حدي است؟ کارکردهاي عمده آن چه مي‌باشد؟

يكي‌ از عواملي‌ كه‌ در سرنوشت‌ هر مؤسسه‌، گروه‌ و فرد اهميت‌ و ارزش‌ اساسي‌ دارد و آن‌ها را در نيل ‌به‌ هدف‌‌ها ياري‌ مي‌دهد، كيفيت‌ رابطه‌ آن‌ها با افراد و مؤسساتي‌ است‌ كه‌ با آن‌ها سروكار دارند و همچنين ‌با افكار عمومي‌ جامعه‌اي‌ است‌ كه‌ در آن‌ به‌ فعاليت‌ مشغولند. هر اندازه‌ اين‌ ارتباط به‌طور مفيدي‌ مستقر و به‌ شكل‌ مؤثري‌ گسترش‌ يافته‌ باشد، به‌ همان‌ اندازه‌ آن‌ فرد، گروه‌ و مؤسسه‌ در دستيابي‌ به‌ اهداف‌ خود موفق‌تر مي‌باشد. اكنون‌ به‌ عنوان‌ يك‌ اصل‌ اساسي‌ در مديريت‌ پذيرفته‌ شده‌ كه‌ افراد و مؤسسات‌ براي ‌رسيدن‌ هرچه‌ بهتر و راحت‌تر به‌ مقاصد خود نيازمند به‌ حسن‌ رابطه‌ و درك‌ متقابل‌ و توسعه‌ تفاهم‌ بايكديگر و عموم‌ مردم‌ مي‌باشند.
مديران‌ مؤسسات‌ به‌ دلايل‌ فوق‌، در تشكيلات‌ خود اقدام‌ به‌ تأسيس‌ دفتر، واحد يا بخشي‌ تحت‌ عنوان‌ روابط عمومي‌ نموده‌اند تا از طريق‌ آن‌ ارتباط مفيد و مؤثر را با افراد داخل‌ و خارج‌ سازمان‌ برقرار نمايند و با آگاه‌ كردن‌، تشويق‌ و ترغيب‌ آنان‌، به‌ اهداف‌ مديران‌، سريع‌تر، راحت‌تر و با هزينه‌ كمتر جامه‌عمل‌ بپوشانند. دست‌اندركاران‌ چنين‌ دفاتري‌ همه‌ روزه‌ در تلاشند تا با استفاده‌ از تكنيك‌ها وتخصص‌هاي‌ حرفه‌ روابط عمومي‌، به‌ گسترش‌ تفاهم‌ و ارتباط مؤثر بپردازند. هدف‌ از تهيه‌ اين‌ گزارش‌، آشنايي‌ با وظايف‌، نقش‌ و جايگاه‌ روابط عمومي‌ مطلوب‌ است‌ و در آن‌ ابتدا شرح‌ وظايف‌ عمومي‌ وسپس‌ جايگاه‌ سازماني‌ آن تشريح شده است.

تعريف روابط عمومي
دايره المعارف امريکانا روابط عمومي را بدين شکل تعريف کرده است:
«يک زمينه فعاليت است که مربوط به روابط سازمان‌هاي صنعتي، شرکت‌ها، مشاغل، دولت، اتحاديه‎ها و يا ساير سازمان‌ها که هريک با مردمي چون کارمندان، مشتريان، سرمايه داران، تهيه‌کنندگان، اعضا احزاب سياسي و يا عامه مردم روبرو هستند، کارهاي روابط عمومي شامل است بر تقويم افکار عمومي، ارزيابي و تفسير آن به حسب منافع يک سازمان، شناساندن سازمان به مردم مربوط به خود و همچنين مردم به سازمان»
معمولاً ارتباط با مخاطب وظيفه اصلي روابط عمومي به‌شمار مي‌رود و مشخص است که روابط عمومي بايد با احتياط و سنجيده عمل نمايد.
روابط عمومي يک علم، حرفه و شغلي است که تعدادي از علوم را به کمک مي‌گيرد و اصلي‌ترين علمي که در رشته و کار روابط به کار مي‌آيد ارتباطات است در اين مقاله سعي شده است به طور مختصر نگاهي مجدد و تا حدي مقايسه‌اي به تعريف روابط عمومي و مخاطبان آن بيندازيم.

در اين مقاله به چند تعريف از روابط عمومي به شرح ذيل ارائه شده است:
1- دکتر حميد نطقي بنيانگذار روابط عمومي علمي در ايران در تعريفي که از روابط عمومي از او خواسته شد معتقد است:
«روابط عمومي» وکيل مدافع سازمان در بيرون و مدعي‌العموم در داخل سازمان است.
2- در کتاب «چگونه روابط عمومي کنيم» در تعريف روابط عمومي آمده است:
فن ايجاد حسن رابطه و تفاهم متقابل است بين افراد جامعه با مديران موسسه و آئينه يک موسسه است هر چه شفاف‌تر، بهتر.
3- ركس هارلو Rex Harlow ضمن بررسي كليه تعريف‌هايي كه دربارة روابط عمومي ارائه شده بود آن را چنين تعريف كرد:
«روابط عمومي»، نوع ديگري از عملكرد مديريت است كه به ايجاد و حفظ خط‌ مشي‌هاي متقابل در زمينة شناخت و پذيرش روابط كمك كرده و موجب همكاري سازمان با مخاطبان آن مي‌شود. همچنين روابط عمومي شامل چگونگي ادارة مشكلات يا مسائل سازمان است كه به مديريت سازمان كمك مي‌كند تا از افكار عمومي آگاهي يابد و به آن‌ها پاسخ گويد و نيز مشخص مي‌كند كه مديريت براي تأمين منافع عمومي چه وظايفي دارد و از سوي ديگر، مديريت سازمان را در اعمال تغييرات مؤثر و استقبال از گرايش‌هاي مختلف ياري مي‌دهد و در اين زمينه از تحقيق و نيز فنون ارتباطات به گونه‌اي كه با اصول اخلاقي سازگار باشد استفاده مي‌كند.
4- اعضاي مجمع جهاني انجمن‌هاي روابط عمومي تعريف ديگري ارائه كردند: «روابط عمومي» يك دانش اجتماعي و فني است كه گرايش‌هاي مختلف را تحليل كرده، پيامدهاي آنها را پيش‌بيني مي‌كند و رهبران سازمان را در انجام دادن طرح‌هاي برنامه‌ريزي شده‌اي كه بتواند ضمن حفظ منابع سازمان، منافع عمومي را تأمين نمايد راهنمايی می‌کند.
5- ادوارد برنير بنيانگذار روابط عمومي نوين، روابط عمومي را چنين تعريف مي‌کند:
«روابط عمومي» عبارت است از دادن اطلاعات به مخاطبين (مردم) و تلاش‌هاي ترغيبي به منظور تغيير گرايش‌ها و رفتار آنان و کوشش براي هم بسته‌ساختن نگرش‌ها و اقدامات يک سازمان با مخاطبان و متقابلاً نگرش‌ها و اقدامات مخاطبان با سازمان.
6- انجمن جهانى روابط عمومى نيز در تعريف خود آورده است:
«روابط عمومى» بخشى از وظايف مديريت سازمان است و عملى ممتد، مداوم و طرح‌ريزى شده است كه از طريق آن افراد و سازمان ها مى‌كوشند تا تفاهم و پشتيبانى كسانى را كه با آن‌ها سر و كار دارند، به دست آورند.

کارکرد روابط عمومي
هنگامي که کلمه روابط عمومي را مي‌شنويم احتمالاً تصويري نه‌چندان پيچيده از آن در ذهن خواهيم داشت. هريک از ما در زندگي به نحوي مفهوم روابط عمومي را درک کرده‌ایم. در مفاهيم عاميانه داشتن روابط صميمانه با ديگران و فراواني دوستان را به روابط عمومي فرد نسبت مي‌دهند ولي بسياري از ما دانش زيادي پيرامون ماهيت روابط عمومي و کارکرد آن در اجتماع نداريم .
گاهي که به اخبار رسانه‌هاي جمعي گوش مي‌دهيم اطلاعيه یا بيانه‌اي را به نقل از روابط عمومي يک سازمان يا نهاد خاص مي‌شنويم. در آن هنگام ممکن است تصوير ذهني از روابط عمومي دو يا چند نفر باشد که در اتاقي چند متري مشغول پاسخ به سوالات مردم هستند و يا بيانيه صادر مي‌کنند. در صورتي که یکی از مهم‌ترين بخش‌های يک سازمان روابط عمومي است که به عنوان هسته اصلي اتصال يک سازمان با مخاطبين است و وظايف بسياري را در اين رابطه تحت پوشش قرار مي‌دهد که ضعف آن مي‌تواند مشکلات بسياري را براي اقشار مختلف جامعه پديد آورد .